L’Adoption Factory au service de la conduite du changement

Le défi 

La conduite du changement se focalise principalement sur l’accompagnement des organisations dans leurs transformations organisationnelles. Or avec la transformation numérique, les entreprises se doivent d’être de plus en plus agiles et évolutives, de tirer profit des technologies pour s’adapter et rester compétitives. Les changements sont donc de plus en plus fréquents avec l’intégration de nouveaux outils venant réinventer les pratiques de travail des collaborateurs qui tendent à devenir de plus en plus collaboratives, on peut également citer l’essor du travail à distance. 
Sachant que trois projets de transformation sur quatre n'atteignent pas leurs objectifs, faute d'avoir été adoptés par les collaborateurs auxquels les produits finaux étaient destinés, la conduite du changement dans les grandes entreprises doit se réinventer. La DSI d’un grand groupe de luxe a décidé de relever ce défi en mettant en place une cellule dédiée à l’adoption et en faisant du change une étape clé de la réussite d’un projet en transformation numérique.

Notre accompagnement 

Pour conduire le changement, mc2i a accompagné la création d’une cellule dédiée à l’adoption : l’Adoption Factory. Elle se base sur une méthodologie standardisée qui continue de faire ses preuves et se déploie à l’étape clé du cadrage des besoins d’adoption, étape permettant d’évaluer l’impact du changement sur l’entreprise et les différents acteurs. Il s’agit là de comprendre les enjeux métiers liés au changement. Évaluer sa complexité et définir les objectifs en termes d’adoption. Pour in fine, choisir la réponse la plus adaptée au projet et au budget du client.

Une fois le cadrage du projet réalisé, mc2i et le client, au sein de l’Adoption Factory, travaillent sur 4 leviers majeurs pour atteindre les objectifs d’adoption : le learning, la communication, le suivi des KPI’S par la data visualisation et la capitalisation de connaissances. 

L’Adoption Factory mise sur une approche personnalisée via des supports adaptés,digitaux et innovants, en fonction des besoins métiers identifiés et de leur priorisation. La cellule gère l'animation de sessions de formation, selon une approche « Train the trainer » c’est-à-dire qu’elle forme les managers internationaux qui, à leur tour, forment leurs équipes locales pour à la fin former les équipes terrains. 
L’Adoption Factory est sollicitée pour la mise à jour des supports durant la phase de déploiement en tenant compte des remontées du terrain et de l’utilisateur final. 

Le second levier concerne la communication. mc2i accompagne l'Adoption Factory dans la mise en place d’une culture du changement auprès des collaborateurs internes en les incitant à intégrer l'adoption à tout projet de transformation, dans le respect des principes de communication de l’entreprise. Au sein d'un projet, embarquer, susciter l'adhésion du collaborateur au projet puis son engagement sont des étapes clés de toute stratégie d'adoption. Ainsi l’Adoption Factory, avec l’appui de mc2i, accompagne ses clients internes pour les aider dans leur stratégie de communication auprès des utilisateurs finaux, en créant des supports de communication toujours plus impactants : kit d’adoption, vidéos marketing, template de supports. Des formations en communication digitale sont également données par la cellule autour des bonnes pratiques qui en découlent.

Le troisième levier d'adoption est la mise en place de KPIs et dashboards permettant d’en assurer le suivi. Pour favoriser la réussite d’un projet, c’est-à-dire l’utilisation de la solution par les utilisateurs, il est essentiel de mesurer régulièrement les résultats en termes d’adoption. Ainsi, mc2i a accompagné l’Adoption Factory dans la création de dashboards de suivi de KPIs. Ce suivi s’est avéré indispensable pour mesurer le suivi de l’activité à travers l’usage de la solution déployée, qui est à prendre en considération dans le calcul du ROI du projet.

Le dernier levier d’adoption est la documentation. Il est important d’avoir une base documentaire pour capitaliser sur les contenus créer pour chaque projet et auquel les utilisateurs peuvent se référer et accéder facilement. A chaque fin de projet, l’Adoption Factory met à jour la base de connaissance interne sous forme de pages vitrines dont plusieurs templates .html ont été développés par nos collaborateurs mc2i.  

Les bénéfices 

La collaboration entre mc2i et l’Adoption Factory suit son cours L’adoption est le résultat d’un accompagnement personnalisé au changement face aux usages autour de nouveaux outils ou de processus. La démarche d’adoption permet de faciliter l’engagement des utilisateurs. Il s’agit donc d’une approche user-centric. Un outil non maîtrisé ou même inutilisé a un impact non seulement sur la performance des collaborateurs mais également sur le R.O.I. des projets générant des pertes pour l’entreprise.

L’adoption étant une approche centrée sur l’utilisateur, la mise en place d’une stratégie d’adoption permet donc d’améliorer la performance des équipes et la compétitivité de l’entreprise.

"La valeur de mc2i, ça tient d'abord dans son capital humain : être capable de nous mettre à disposition des compétences quasiment au pied levé en fonction des besoins que nous avons dans les projets. Être capable au quotidien de répondre présent avec des compétences techniques, de graphisme, de gestion de projet, de développement de matériel de formation en ligne, du code et de la conduite du changement."

Responsable équipe de conduite du changement, Adoption Factory