Déploiement et accompagnement à l’expérimentation de Microsoft Copilot 365

Le défi

L’ambition est d’intégrer une solution d’IA générative pour optimiser le travail de ses collaborateurs, en garantissant une adoption efficace et adaptée aux besoins métiers.

Cette initiative est portée par l’émergence de technologies comme Microsoft Copilot 365, qui offrent l’opportunité de transformer la manière de travailler, par exemple en réduisant des tâches chronophages.

Dans ce contexte, notre client a lancé un pilote de quatre mois pour évaluer l’apport concret de Copilot 365 auprès d’un groupe d’utilisateurs “Beta Testeurs”, incluant la direction financière et l’équipe RH. L’enjeu était double :

1. Mesurer les bénéfices réels en termes de performance et d’efficacité opérationnelle
2. Définir une stratégie d’adoption pour un éventuel déploiement à grande échelle

Pour répondre à ce défi, le projet a été structuré autour de plusieurs axes : formation et accompagnement des utilisateurs, identification et test de cas d’usage concrets, collecte et analyse des retours terrain, et mise en place d’indicateurs de suivi des gains de productivité.

L’objectif final : construire une vision claire et objective du potentiel et de l’impact de Copilot 365, afin d’orienter les décisions stratégiques quant à l’adoption de l’IA générative au sein du groupe.

Notre accompagnement

Évaluation des besoins et de la maturité :

Évaluation du niveau de connaissance des Beta Testeurs avant d’analyser leurs besoins spécifiques.
Des entretiens et ateliers collectifs ont permis d’identifier les cas d’usage les plus pertinents, notamment l’automatisation des tâches répétitives, l’analyse de données et l’assistance aux activités quotidiennes.

Accompagnement des Beta Testeurs :

Organisations de plusieurs workshops pour démontrer les fonctionnalités de Copilot 365 et assurer une prise en main rapide. 
Des entretiens individuels ont complété cet exercice pour répondre aux problématiques spécifiques des utilisateurs
Un suivi régulier a permis d’évaluer l’impact sur la productivité grâce à des indicateurs de performance.

Support à l’équipe Adoption :

Animations de webinaires de sensibilisation et en fournissant des guides, cas d’usage et fiches pratiques pour favoriser l’adoption de l’outil.

Synthèse et recommandations :

Consolidation des retours et observations en une analyse approfondie pour guider la stratégie d’adoption.
Cette synthèse comporte une revue des cas d’usage testés, une évaluation de la maturité de l’outil et des recommandations pour une adoption optimale.

Les bénéfices

En quatre mois, notre étude approfondie a permis d’apporter aux décideurs une vision claire et argumentée, mettant en lumière les bénéfices et les limites de Microsoft Copilot 365.

Cette démarche s’est appuyée sur :

• L’exploration de plusieurs cas d’usage métiers, permettant d’identifier les scénarios les plus pertinents pour tirer parti de l’outil
• L’animation de différentes ateliers de recueil des besoins, afin de comprendre les attentes et enjeux des utilisateurs pilotes
• Un accompagnement personnalisé auprès des utilisateurs clés, pour tester Copilot 365 en conditions réelles et affiner les recommandations
• La préparation et l’animation de webinaires, dédiés au partage des bonnes pratiques, des cas d’usage clés et des retours d’expérience concrets
• Une analyse détaillée synthétisée dans un rapport complet, structuré sous forme d’étude approfondie, mettant en perspective les enseignements de la phase pilote

Grâce à cette approche méthodique et structurée, notre client a pu prendre la décision d’étendre les initiatives et le nombre de licences déployées.