La dématérialisation des factures

C'est notamment le cas des factures. Depuis le 1er janvier 2020, une loi est entrée en vigueur, rendant obligatoire l'envoi des factures à destination du secteur public en version électronique. Puis une seconde loi publiée également en 2020 a étendu  cette obligation aux échanges entre les entreprises soumises à la TVA. 

Le but de ce projet de loi est de rendre la dématérialisation systématique entre 2023 et 2025. 

Cette dématérialisation des factures entraîne de multiples avantages pour les entreprises. 

Qu'est-ce que la dématérialisation des factures ?

La dématérialisation des factures est le fait de "remplacer tout ou partie d’un processus reposant sur des échanges de documents et factures papier par un traitement automatisé, basé sur des documents numériques".

Une facture dématérialisée est "une facture créée, envoyée et reçue par voie électronique". 

Pour que celle-ci soit valide, elle doit remplir 3 conditions : 

• L'identité de l'émetteur de la facture doit être authentifiée. 
• Elle doit être fournie sous un format ne permettant pas de la modifier.
• Elle doit être lisible et compréhensible. 

Les avantages de la dématérialisation des factures

L'un des premiers avantages de la dématérialisation des factures est d'ordre administratif. Auparavant, les factures en version papier entraînaient une charge de travail importante pour les administrations des entreprises. Celles-ci devaient conserver un grand nombre de documents en format papier, les classer dans des supports matériels. Les risques étaient alors élevés : perte des factures, coûts élevés des traitements et du stockage, ou encore absence de traçabilité. La dématérialisation permet donc aux administrations de gagner du temps grâce à plus d’immédiateté  : les demandes de paiements étant  plus rapidement formalisées et transmises, les versements sont effectués dans de meilleurs délais. Certaines tâches sont donc supprimées, ce qui permet aux entreprises de gagner en productivité en se focalisant sur d'autres activités. 

Économiquement, c'est également un gain très important puisque d’après le ministère de l’économie et des finances et de la relance, la dématérialisation des factures a permis une économie estimée à 4,5 milliard d'euros en France. 

Les entreprises connaissent également une diminution de la charge associée  à la déclaration de la TVA, puisque cette dernière est simplifiée par la dématérialisation. En effet, un pré-remplissage a été mis en place pour faciliter la démarche. La dématérialisation des factures implique de nouveaux logiciels, paramétrés pour détecter les erreurs. Par conséquent, les fraudes sont amoindries car détectées automatiquement par les logiciels de traitement. 

De plus, il est plus simple de suivre en temps réel la facturation, et ainsi, en cas de problème, les entreprises peuvent le signaler rapidement. 

Les gains sont également d'ordre écologique. La réduction des factures papier permet de réduire l'empreinte écologique de l'entreprise. Par conséquent, elle améliore sa marque employeur et la prise en compte de sa responsabilité sociétale. 

Le choix des logiciels de dématérialisation

Pour être adopté pleinement par les entreprises, le processus de dématérialisation des factures doit être accompagné de logiciels fiables et efficaces. Le choix des logiciels est donc très important et varie en fonction des sociétés. 

Celles-ci doivent tout d'abord choisir un logiciel adapté à l'ensemble de leurs besoins. Ces logiciels doivent être sécurisés de la phase de production de la facture, jusqu'à son archivage. 

Il faut également que les logiciels de dématérialisation utilisés soient facilement compatibles avec les ERP de l'entreprise et les logiciels de comptabilité déjà existants. De plus, afin de poursuivre la simplification des tâches, ces logiciels doivent être intuitifs et pratiques d'utilisation pour faciliter leur adoption et utilisation par les collaborateurs . 

Enfin, le prix du logiciel doit entrer en compte, en fonction des moyens financiers de l'entreprise. 

Un grand nombre de ces logiciels sont déjà utilisés dans les entreprises, comme par  exemple : Sage, Cegid, SAP Business One, ou encore Divalto.

Ces logiciels se distinguent par les éléments cités ci-dessus mais aussi par leur notoriété, leur ergonomie, la facilité de leur paramétrage, la pérennité de la solution sur le long terme, et leur coût.

La dématérialisation : un accompagnement qualitatif au service du progrès

Ainsi, la dématérialisation des factures constitue un enjeu important pour les années présentes et futures. La loi encourage cette dématérialisation avec de nouvelles obligations pour les entreprises dans le domaine numérique.

Une facture dématérialisée doit cependant répondre à certaines règles afin d'être authentique et certifiée. 

Cette dématérialisation génère de nombreux avantages pour les entreprises, ce qui constitue un facteur de motivation pour continuer en ce sens et approfondir le processus sur les années à venir. 

Les entreprises doivent toutefois être bien accompagnées afin de mener à bien cette conduite du changement. Cela passe notamment par le choix des logiciels de dématérialisation, qui varie en fonction des entreprises, de leurs caractéristiques et de leurs besoins. 

Toutefois, il est important de garder en tête le fait que la mise en place d’un logiciel de gestion des factures dématérialisées performant est associée à un coût qui peut être un frein notamment pour les plus petites entreprises.