Le confinement, un accélérateur culturel

Certains collaborateurs télétravaillent donc pour la toute première fois aujourd’hui !

Employeurs ou collaborateurs, certains sont ravis et d’autres inquiets à l’idée de devoir télétravailler, et cette période de confinement promet de changer les règles du travail seul, ou en équipe.

Les difficultés du télétravail forcé sur une longue durée

Le télétravail, surtout en période de crise comme nous le connaissons actuellement, a ses désavantages.

Tout d’abord, et selon une étude de FocusTribes, la plupart des projets IT se sont vus décalés, notamment en conséquence des politiques de gels budgétaires, techniques ou des précautions organisationnelles appliquées au sein des entreprises.

D’autres difficultés ont été soulevées, surtout sur le plan humain :

• La flexibilité des horaires, même si initialement séduisante, s’avère en réalité susceptible d'entraîner une surcharge de travail et poussant à la sur-connexion, en culpabilisant de ne pas avoir fini ses tâches du jour
• Le manque de lâcher-prise des managers ; qui parfois s’obstinent à vouloir valider toutes les actions de leurs collaborateurs malgré la distance, les bloquants ainsi dans leurs avancées.
• L’absence de barrières entre la vie privée et la vie professionnelle 
• La gestion des enfants en temps de coronavirus : devoir s’organiser entre le travail, les aider dans leurs cours, les occuper, et enfin les tâches domestiques.
• Les risques psychosociaux que l’isolement social et professionnel peut engendrer sur les collaborateurs : ils peuvent être mis en difficulté ou devenir invisibles avec le télétravail.

Heureusement, tous ces points ont – pour la plupart, des solutions que nous pouvons conseiller de mettre en place :

• Ne pas hésiter à se fixer une heure limite à partir de laquelle on éteint l’ordinateur et le téléphone professionnel. Il faut également s’autoriser à prendre des pauses dans la journée si on en ressent le besoin.
• Cette période prolongée de télétravail est l’opportunité de développer la confiance entre manager et collaborateur : tout en encourageant la multiplication des points d’équipes, de moments informels, en tête à tête ou avec toute l’équipe, il faut que les managers soient à même de laisser leurs collaborateurs saisir leur autonomie et avancer dans leurs sujets.
• Ces points réguliers, en tête-à-tête notamment, doivent permettre de repérer les personnes qui sont mal à l’aise en télétravail, et d’agir afin de les aider à trouver des solutions, afin de ne pas les laisser en difficulté.
   

La forte capacité d’adaptation des collaborateurs

Le télétravail continu a permis de remettre le rôle de l’équipe en exergue, et forcé l’adoption de nouvelles méthodologies :

• Réduction de la durée des réunions : à distance, rester concentré au téléphone plus 2h de suite est un vrai défi
• Synthétisation des échanges : chacun va à l’essentiel lors de ses échanges avec autrui ; et systématise la rédaction d’un compte rendu permettant de suivre et historiser les échanges.
• Renforcement pour les entreprises de la « nécessité d’avoir une stratégie et une vision claire de ses priorités et capacités à communiquer » (Le Monde) ; et de leur communication, afin que chaque collaborateur puisse visualiser les priorités de son entreprise sans être sur place.
• L’évolution de la pratique des voyages pour les entreprises internationales : après ces deux mois en confinement mondial, nous avons tous réalisé que réunir des personnes basées sur des sites ou dans des pays différents lors d’une visioconférence était possible. Ceci promet de faire évoluer les politiques de voyage à l’avenir.
• L’émergence de nombreux rituels pour maintenir le lien social entre collègues : des e-cafés le matin ; l’usage de messageries instantanées pour prendre des nouvelles,…
• La mise en place, pour les équipes non-agiles, de daily meetings pour faire le point, tous les jours, sur l’avancée des sujets, et se synchroniser dessus.
• L’utilisation ‘contrainte’ d’outils numériques auxquels les utilisateurs étaient auparavant récalcitrants, et leur maîtrise de par l’absence de collègues à qui demander de l’aide pour telle ou telle manipulation.
• L’augmentation de l’autonomie des collaborateurs
   

Le télétravail longue durée, un facteur d’évolution pour les entreprises

En termes de SI, la situation actuelle a également rendu possibles de belles réalisations pour les entreprises, notamment valider (ou invalider et par la suite corriger) les aspects suivants :

• Si l’architecture du SI tient la charge de connexions
• Si les bonnes procédures de sécurité ont été mises en place
• Si le VPN (accès à distance) fonctionne et est accessible pour tous
• Si l’infrastructure a été suffisamment dimensionnée
• Si chaque collaborateur dispose d’un poste portable depuis lequel il peut travailler à distance.

Après les premiers jours, parfois chaotiques, les aménagements se succèdent : les DSI boycottent certains logiciels, dont les failles de sécurité ont été avérées ; mise en place de nouveaux outils de visio-conférence, ou de collaboratifs ; …

Cette démarche d’amélioration continue se retrouve au sein de toutes les entreprises, et de tous les services.

Les RH par exemple, ont pour but de permettre à tous les employés de travailler à distance mais également de continuer à améliorer leurs compétences et d’avoir des conditions optimales de travail pendant cette période.

Nous avons constaté, via une étude menée par l’Association Nationale des Directeurs de Ressources Humaines (ANDRH) que 46% des sociétés ont dû « faire face à un manque de matériel ou du matériel non adapté » ; « le court délai n’a pas permis d’équiper toutes les équipes et les premiers jours, des problèmes de connexion ont pu apparaître, dus à une sur sollicitation des réseaux ». Ces épreuves ont permis aux entreprises concernées de rectifier le tir et de s’équiper correctement, afin de fournir à leurs employés de meilleures conditions de télétravail.

En France, toujours selon l’étude de l’ANDRH, « 41% des organisations ont décidé de maintenir les salaires de leurs équipes placées en chômage partiel, et un tiers d’entre elles maintiennent ou envisagent de maintenir la prime sur objectif malgré une baisse d’activité », preuve de la solidarité forte au sein des entreprises.

Enfin, 81% des répondants ont indiqué ne pas avoir rencontré de difficultés particulières pour maintenir le dialogue social dans la période de crise ; preuve que l’humain se positionne au centre des préoccupations dans cette crise, et que les dirigeants ont à cœur d’échanger et prendre en compte les retours de leurs collaborateurs.

Et après ?

Il y aura un avant et un après confinement : il appartient aux entreprises d’accompagner ses managers et collaborateurs, en mettant par exemple à leur disposition les outils nécessaires à la généralisation du travail à distance.

Pour mener à bien cette transition, il faudra encouragement un changement de mentalité, afin de se diriger vers des méthodes de managements centrées sur l’humain et la confiance envers les collaborateurs.

Certains métiers qui auparavant ne pratiquaient le télétravail que marginalement se retrouvent convaincus suite à cette période de conversion forcée : « depuis mars 2020 tous les médecins télé consultent à distance, les commissions parlementaires et les auditions d’experts se tiennent en visio conférence, les informaticiens travaillent à domicile et les projets collectifs avancent, même à l’international » (Le Monde).

En France, un tiers des salariés exercent un métier dans lequel le télétravail est à priori possible, nous pouvons donc envisager un ré-équilibrage entre le travail en présentiel et le télétravail pour ces salariés dès la reprise. En effet, et de manière généralisée, les demandes aux RH à travailler à l’avenir chez soi deux jours par semaine voir plus ont été remontées au cours du confinement.

Lors de cette reprise, les règles suivantes seront appliquées pour tous, et risquent de s’ancrer dans notre quotidien futur :

• Mesures de protection individuelles (distanciation sociale ; gestes barrières ; disparition de la bise pour se saluer entre collègues ; …)
• Réorganisation des espaces de travail : les open spaces, grands espaces où plusieurs personnes circulent et se côtoient toute la journée, sont des vecteurs de propagation du COVID, ils risquent donc d’être évités lors de la reprise et à terme d’être remplacés par un retour aux bureaux individuels ou par petite équipe.
• La fin du flex office : certaines entreprises avaient adopté ce mode de fonctionnement, où chacun peut s’installer au bureau qu’il le souhaite. Également vecteur du virus, à cause des postes de travail non-fixes et pas toujours nettoyés d’une journée à l’autre (et d’un occupant à l’autre), ce fonctionnement pourrait être remis en question.

La reprise progressive du travail “physique” soulève des questionnements de la part des collaborateurs, qui ne comprennent pas les demandes du management de retourner sur site. Les RH et Managers se retrouvent donc en décalage par rapport à eux.

Les raisons peuvent être diverses, des inquiétudes pour sa santé, aux problèmes de garde des enfants ou encore la découverte d’une nouvelle manière de travailler avec un équilibre personnel / professionnel, et le refus de le perdre.

Cette imminence, dans les deux semaines à venir, du retour partiel sur site, soulève de nombreuses attentes de la part des collaborateurs, que ce soit sur les conditions de travail, leur futur environnement ou encore le futur du télétravail.

Ces attentes ne reçoivent pas toujours de réponses claires de la part des entreprises, dû à l’environnement extrêmement changeant, ou à leur lecture incomplète de la manière dont le confinement et le télétravail forcés ont été vécus par leurs salariés.

Trois solutions s’offrent aujourd’hui aux entreprises: “revenir à la situation d’avant, renverser la table et supprimer tous les bureaux comme le font certaines entreprises ou bien adapter” (LCI). Chacune aura des conséquences, notamment la problématique de la responsabilité des entreprises à fournir un équipement (fauteuil, deuxième écran, ...) à tous leurs collaborateurs qui pratiqueront le télétravail ‘constant’ ou à un rythme soutenu ; faire face à la déception et au mécontentement de leurs collaborateurs s’ils se voient retourner à un rythme 100% physique alors qu’ils avaient pris goût au télétravail...

Pour pouvoir prendre la meilleure solution, en fonction des collaborateurs, un questionnaire pourra être mis à leur disposition afin de mieux visualiser leur vécu du confinement leurs attentes pour la suite, et pouvoir leur apporter des éléments de réponse (et de reprise) adaptés.

En conclusion, l’anticipation de la reprise, et la réflexion dès maintenant de règles qui seront appliquées après la crise, permettront d’éviter des dégâts futurs, en termes de reprise de la pandémie ou même sur la psychologie des collaborateurs.

Le confinement forcé de cette pandémie nous aura, à travers divers obstacles et difficultés, appris à optimiser notre activité, à développer le lien social à distance mais également à nous tourner vers l’humain et le développement par les entreprises de meilleures conditions de travail ; à distance aujourd’hui mais à terme en physique.